Jakie funkcje powinien mieć dobry program magazynowy?

Program magazynowy powinien przede wszystkim ułatwiać codzienną pracę, a nie dokładać kolejnych obowiązków. W praktyce potrzeby niewielkiego sklepu będą inne niż hurtowni, zakładu produkcyjnego czy przedsiębiorstwa posiadającego kilka magazynów. Istnieje jednak grupa funkcji, które warto sprawdzić przed wyborem konkretnego rozwiązania. Dobry system powinien zapewniać kontrolę nad towarem od momentu jego przyjęcia aż do wydania z magazynu. Ważne są również automatyzacja powtarzalnych czynności, możliwość współpracy z urządzeniami oraz dostęp do raportów. Jakich funkcji warto szukać?

Kontrola aktualnych stanów magazynowych

To absolutna podstawa. Program powinien pozwalać szybko sprawdzić, ile sztuk konkretnego produktu znajduje się aktualnie w magazynie.

Informacja o stanie powinna zmieniać się wraz z wykonywanymi operacjami - przyjęciem dostawy, sprzedażą, wydaniem, zwrotem czy przesunięciem pomiędzy magazynami. Dzięki temu pracownik nie musi prowadzić dodatkowych zestawień w arkuszach kalkulacyjnych.

W przypadku większej liczby produktów przydatne są również stany minimalne. Pozwalają łatwiej wychwycić towary, których zaczyna brakować, i odpowiednio wcześniej zaplanować kolejne zamówienie.

Obsługa dokumentów magazynowych

Dobry program magazynowy powinien umożliwiać tworzenie dokumentów związanych z przepływem towarów. W zależności od działalności mogą być potrzebne między innymi dokumenty PZ, WZ, RW, PW czy przesunięcia międzymagazynowe.

Istotna jest możliwość dopasowania sposobu dokumentowania operacji do tego, jak faktycznie pracuje przedsiębiorstwo.

W praktyce system powinien pozwalać prześledzić historię produktu: kiedy został przyjęty, w jakiej ilości, kiedy nastąpiło jego wydanie oraz kto wykonał daną operację.

Kartoteka produktów i kontrahentów

Wraz ze wzrostem liczby produktów coraz trudniej zarządzać nimi bez uporządkowanej bazy. Program magazynowy powinien posiadać rozbudowaną kartotekę towarów, w której można zapisać najważniejsze informacje o każdym indeksie.

Mogą to być m.in. nazwa, kod produktu, kod kreskowy, jednostka miary, cena, stan magazynowy czy dodatkowy opis.

Podobnie wygląda kwestia kontrahentów. Dostęp do uporządkowanej bazy dostawców i odbiorców przyspiesza wystawianie kolejnych dokumentów i ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Obsługa kodów kreskowych

Przy kilkunastu produktach ręczne wpisanie indeksu może nie stanowić problemu. Przy kilkuset lub kilku tysiącach pozycji sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Dlatego istotną funkcją programu jest obsługa kodów kreskowych oraz współpraca z czytnikami. Zeskanowanie kodu pozwala szybko odnaleźć odpowiedni produkt bez ręcznego wpisywania jego nazwy czy numeru.

Takie rozwiązanie przydaje się podczas:

• przyjmowania dostaw,
• wydawania produktów,
• sprzedaży,
• kompletowania zamówień,
• inwentaryzacji.

Ograniczenie ręcznego przepisywania danych oznacza jednocześnie mniejsze ryzyko pomyłki.

Inwentaryzacja magazynu

Inwentaryzacja potrafi być jednym z najbardziej czasochłonnych obowiązków magazynowych. Dlatego warto sprawdzić, czy program posiada funkcje ułatwiające porównanie stanu rzeczywistego ze stanem zapisanym w systemie.

Jeszcze większe możliwości daje połączenie oprogramowania z czytnikiem kodów kreskowych lub mobilnym kolektorem danych. Zamiast zapisywać wszystko na papierze, pracownik może skanować kolejne produkty bezpośrednio przy regałach.

Po zakończeniu liczenia znacznie łatwiej zidentyfikować różnice i wprowadzić odpowiednie korekty.

Obsługa wielu magazynów

Firma może rozpocząć działalność od jednego niewielkiego pomieszczenia, ale z czasem pojawia się drugi magazyn, sklep, punkt odbioru czy dodatkowa lokalizacja.

Dlatego przy wyborze programu warto pomyśleć również o przyszłości. Obsługa wielu magazynów pozwala prowadzić oddzielne stany dla poszczególnych lokalizacji oraz kontrolować przesunięcia towaru między nimi.

Pracownik może wówczas sprawdzić nie tylko, czy produkt jest dostępny, ale również gdzie dokładnie się znajduje.

Współpraca z kolektorami danych i terminalami mobilnymi

W większym magazynie komputer stojący przy jednym stanowisku szybko staje się ograniczeniem. Pracownicy wykonują większość obowiązków przy regałach, rampie czy w strefie kompletacji.

Rozwiązaniem są kolektory danych i terminale mobilne wyposażone w skanery kodów kreskowych. Współpraca programu magazynowego z takimi urządzeniami może znacznie przyspieszyć codzienną pracę.

Pracownik może skanować produkty bezpośrednio w miejscu ich składowania, wykonywać wybrane operacje oraz przekazywać informacje do systemu bez późniejszego przepisywania danych.

Dlatego przed zakupem programu warto sprawdzić nie tylko jego funkcje, ale także z jakimi urządzeniami może współpracować.

Raporty, zestawienia i historia operacji

Dane magazynowe są wartościowym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Dobry system powinien pozwalać je analizować bez konieczności ręcznego tworzenia zestawień.

Raporty mogą pomóc odpowiedzieć na pytania: które produkty rotują najszybciej, jakie towary zalegają w magazynie, jak zmieniały się stany oraz jakie operacje wykonano w określonym okresie.

Historia operacji jest przydatna również wtedy, gdy pojawia się błąd. Łatwiej ustalić jego źródło, jeżeli można sprawdzić wcześniejsze przyjęcia, wydania i korekty.

Możliwość dopasowania dokumentów do firmy

Nie każda firma pracuje w identyczny sposób. Dlatego dużym atutem programu magazynowego jest możliwość dostosowania dokumentów, wydruków oraz sposobu wykonywania określonych operacji.

Przedsiębiorstwo może potrzebować własnych oznaczeń, dodatkowych pól, określonego wyglądu dokumentu czy indywidualnego sposobu numerowania.

Elastyczność programu staje się szczególnie ważna wtedy, gdy system jest wykorzystywany przez wiele lat i musi rozwijać się razem z przedsiębiorstwem.

Program LoMag - funkcje i współpraca z urządzeniami

Przykładem oprogramowania przeznaczonego do prowadzenia gospodarki magazynowej jest LoMag. Program umożliwia m.in. kontrolowanie stanów, prowadzenie kartotek towarów i kontrahentów, tworzenie dokumentów magazynowych, przeprowadzanie inwentaryzacji oraz przygotowywanie raportów i zestawień.

Istotną zaletą jest również możliwość wykorzystania urządzeń wspomagających codzienną pracę magazyniera. LoMag może współpracować z czytnikami kodów kreskowych, kolektorami danych oraz terminalami mobilnymi, dzięki czemu wiele operacji można wykonywać szybciej i bez ręcznego przepisywania informacji.

Pozwala to dopasować sposób pracy zarówno do niewielkiego magazynu, jak i bardziej rozbudowanej działalności, w której każdego dnia wykonywana jest duża liczba przyjęć, wydań i innych operacji.