Czym jest ERP? System ERP - charakterystyka, funkcje, zalety

ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to zintegrowany system informatyczny, dający możliwość kompleksowego zarządzania zasobami firmy, poprzez integrację wszelkich obszarów jej aktywności. ERP jest aplikacją informatyczną, pozwalającą na posiadanie zintegrowanego oraz interaktywnego środowiska.

ERP wspiera:

• planowanie potrzeb materiałowych;

• obsługę klientów - poprzez bazę danych o klientach, przetwarzanie zamówień, obsługę każdego rodzaju zlecenia oraz elektroniczny transfer dokumentacji;

• produkcję - poprzez obsługę zapasów, wyznaczanie kosztów produkcji, zakupy surowców oraz materiałów, a także ustalanie terminarza produkcji;

• dział finansów - poprzez prowadzenie księgowości, kontrolę przepływu dokumentów, rozliczanie działalności oraz przygotowanie raportów finansowych zgodnie z oczekiwaniami poszczególnych odbiorców;

• dział transportu - poprzez integrację w obszarze łańcucha logistycznego.

Poprzez posiadanie i stosowanie systemów ERP przedsiębiorstwa uzyskują możliwość racjonalizacji zasobów oraz procesów wewnętrznych. Prócz tego możliwe jest rozszerzenie zakresu sterowania łańcuchem dostaw poza obszarem przedsiębiorstwa oraz kontrola powiązań rynkowych.

ERP umożliwiają bardzo dokładne planowanie i analizę procesów, które zachodzą w firmie, przy czym zdarzenia odnoszące się do klientów organizacji lub dostawców nie są kontrolowane przez system.

Systemy ERP mogą spełniać następujące funkcje:

• planowanie - a więc prognozowanie popytu czy transportu;

• kontrola - polegająca na zweryfikowaniu uzyskanych wyników z oczekiwanymi wzorcami;

• administracja - szczególnie w kwestii zasobów ludzkich;

• zaopatrzenie i gospodarka magazynowa - poprzez zarządzanie łańcuchem dostaw;

• finanse - poprzez podsystemy controlingu i środków trwałych;

• raportowanie - wszelkich powyżej wymienionych funkcji.

Główną część systemu ERP stanowi baza danych. To właśnie na niej opiera się całe działanie aplikacji. Wszelkie informacje użytkownicy wprowadzają do wspólnej bazy jednorazowo. W dalszej kolejności są one przetwarzane oraz uaktualniane dla każdej osoby, która korzysta z systemu. Daje to bardzo dużą sprawność działania systemu.

ERP dzieli się w oparciu o dwa kryteria. Biorąc pod uwagę zastosowanie systemów dzieli się je na systemy zarządzania, sterowania, diagnostyczne, gromadzenia dokumentów  oraz wspomagania procesów zarządzających.

Z kolei pod względem poziomu specjalizacji można wyróżnić systemy specjalizowane (oparte o projektowane na zamówienie np. konkretnego przedsiębiorstwa) oraz uniwersalne (które zawierają wszelkie podstawowe moduły, od finansowego, poprzez logistyczny, aż po magazynowy; nadają się one do wdrożenia praktycznie w każdej organizacji).

Zalety związane z implementacją systemu ERP

^{System ERP}

• Wzrost sprzedaży w obszarze pozyskiwania i obsługi klienta - co wynika z polepszenia terminowości realizowania zamówień.

• Obniżenie kosztów w obszarze zaopatrzenia - co jest efektem np. efektywnej kalkulacji opłacalności poszczególnych zakupów bądź możliwości oceny racjonalności poziomu zapasów.

• Redukcja zapasów magazynowych w obszarze gospodarki materiałowej - co jest związane z możliwością monitorowania ich użycia.

• Wzrost wydajności w obszarze produkcji będący skutkiem efektywnego harmonogramowania.

• Obniżenie kosztów w sferze nieprodukcyjnej m.in. w transporcie - co jest efektem lepszej dostępności do informacji.

• Polepszenie działalności obszaru księgowości i finansów, w których ERP dostarcza informacji dających możliwość bieżącego monitorowania stanu finansów przedsiębiorstwa.

Wśród słabych stron systemów ERP wymienia się przede wszystkim stosunkowo wysokie koszta instalacji, zwłaszcza w kontekście wydatków ukrytych np. często dane, które znajdują się w systemie wymagają nowego bądź lepszego sprzętu komputerowego. Wielokrotnie zdarza się, że konieczne jest przeszkolenie pracowników oraz liczne dodatkowe testy nowych modułów, co wiąże się z nakładami na ich utrzymanie oraz opłaty związane z konsultacjami technicznymi. Wadą ERP jest również czasochłonność wprowadzania wszelkich procesów a więc szkoleń, konwersji danych, integracji oraz testowania, co ponownie wiąże się ze wzrostem kosztów.

W działaniach związanych z zarządzaniem kadrami istotne jest przeprowadzanie zróżnicowanych zadań, które wiążą się m.in. z obsługą kadrowo-płacową. Dzięki nowoczesnym narzędziom ERP możliwe jest zoptymalizowanie oraz zautomatyzowanie tych procesów. ERP znacznie usprawnia pracę działu kadr oraz umożliwia wykluczenie błędu ludzkiego. Dział kadrowy w każdym przedsiębiorstwie jest zmuszony się mierzyć z bardzo dużą ilością danych i ich przetwarzania oraz generowania.

Firma, która zatrudnia kilkudziesięciu pracowników to prawdziwe wyzwanie dla obsługi kadrowej. Narzędzia ERP wpływają na ułatwienie sprawnej obsługi pracowniczej oraz efektywną pracę działu HR.

System ERP w zarządzaniu kadrami daje możliwość:

• elastycznego prowadzenia administracji płacowo-kadrowej;

• automatycznego naliczania wynagrodzeń, opartego także o skomplikowane zasady płacowe;

• usprawniania komunikacji między pracownikami a działem kadr;

• dopasowania oprogramowania do specyfiki działania firmy;

• efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi na bazie automatyzacji wielu różnorodnych procesów.

ERP daje więc nową jakość w zarządzaniu kadrami, zaś jego elastyczność w dopasowaniu oprogramowania do potrzeb firmy powoduje, iż tego rodzaju rozwiązania można wykorzystywać w każdym rodzaju branży, niezależnie od stopnia komplikacji płacowych systemów.

Sporym utrudnieniem dla firm są często zmieniające się przepisy oraz konieczność dopasowywania rozliczeń kadrowo-płacowych do modyfikacji prawnych, co może wpływać na powstawanie licznych błędów.

Narzędzia ERP są ogromnym wsparciem w tym obszarze, jako że specjaliści na bieżąco dokonują uzupełniania funkcjonalności systemu, wprowadzając liczne niezbędne modyfikacje, które są zgodne z wymogami zmieniającego się prawa. Daje to możliwość uniknięcia błędów, wiążących się z przeoczeniem wprowadzanych zmian czy też ich błędną interpretacją.

Systemy ERP w zarządzaniu kadrami poza optymalizacją tego obszaru, automatyzują również niektóre procesy, co daje efekt oszczędności czasu oraz zmniejszania konieczności zatrudnienia w dziale większej ilości pracowników. Prócz tego możliwe jest uporządkowanie dokumentów pracowniczych i ewidencjonowanie czasu pracy. System może także przypominać wszelkie zbliżające się terminy badań pracowniczych czy szkoleń.Wszystko to sprawia, że dział zarządzania kadrami jest znacznie sprawniejszy i wymaga mniejszych finansowych nakładów, zwłaszcza jeśli chodzi o zatrudnianie nowych pracowników oraz ograniczanie błędów wywoływanych przez czynnik ludzki.

Najnowocześniejsze obecnie formy systemu ERP to ERP IV. W ramach ich funkcjonalności mieszczą się liczne ulepszenia związane z zarządzaniem kadrami. Szczególnie pomocny jest tu podsystem ZZL, który służy do wykonywania wszelkich czynności wiążącymi się z ewidencją umów z pracownikami.

Dokonuje on ewidencji czasu pracy, nalicza wynagrodzenia oraz wszelkie związane z nimi składniki pochodne, tworząc również w sposób automatyczny deklaracje podatkowe czy ubezpieczeniowe. Jest w stanie wykonywać obowiązki sprawozdawcze, a więc opracowywać statystyki zatrudnienia, wynagrodzenia czy czasu pracy.

Oprócz tego podsystem ERP ZZL może realizować funkcje szczegółowe m.in.:

• automatyczne harmonogramowanie pracy zmianowej oraz wizualizację grafików dla konkretnych grup pracowniczych na podstawie różnych parametrów np. godzin roboczych przeznaczonych dla danej grupy, liczbę dni roboczych w danym okresie czy przyjęte i ugruntowane wzorce zmianowe;

• harmonogramowanie adaptacyjne - oparte na wykorzystaniu danych historycznych, w celu sprawniejszego i bardziej świadomego terminarza pracy w przyszłości. Program automatycznie dowiaduje się jak tworzyć lepsze harmonogramy pracy np. w oparciu o średnic czas funkcjonowania harmonogramu w kontekstach rodzaju klienta oraz umownych postanowień.

ERP IV to nowy system zarządzania. Posiada liczne rozszerzone możliwości informacyjne, umie przekształcać informację w wiedzę i udostępniać ją w czasie rzeczywistym do podjęcia szybkich decyzji, które optymalizują strategiczne oraz bieżące procesy biznesowe.

Współczesne ERP zmierza więc do urzeczywistnienia koncepcji przedsiębiorstwa czasu rzeczywistego, wykorzystując najbardziej zaawansowane technologie informatyczne takie jak sieci (Internet, intranet, ekstranet), chmura obliczeniowa, mgła obliczeniowa, Internet rzeczy, sztuczna inteligencja, big data, big management.

Źródła:
• Auksztol, Balwierz P., Chomuszko M., SAP - zrozumieć system ERP, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2011.
• Galińska, Kopania J., Zastosowanie systemu ERP w przedsiębiorstwie logistycznym, „Autobusy” 6, 2016.
• Lech, Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Wydawnictwo Difin, Warszawa 2003.
• Majewski, Informatyka dla logistyki, ILiM, Poznań 2002.
• Szymonik, Informatyka dla potrzeb logistyka (I), Wydawnictwo Difin, Warszawa 2015.