Wpływ systemów informatycznych na jakość zarządzania firmą

Współcześnie oferowane systemy informatyczne zarządzania firmą są przeważnie systemami opartymi na informowaniu kierownictwa. Określa się je niekiedy jako systemy informacji zarządczej - MIS, czyli  Management Information Systems.

Wśród nich  wyodrębnia się dwie formy struktury oraz umiejscowienia realizacji funkcji właściwych dla systemów tego rodzaju, co jest szczególnie łatwe do dostrzeżenia w momencie analizy struktury oraz funkcjonalności wszelkich wersji określonego pakietu.

Poprzez rozwój technologii informatycznych nastąpiła wyraźna specjalizacja struktury oraz funkcji systemu w kierunku uniwersalizującym obsługę decyzyjnych procesów.

I tak np. systemy SWD mogą dokonywać wydzielenia bazy modeli decyzyjnych z oprogramowania użytkowego. Dają także możliwość symulowania różnego typu sytuacji decyzyjnych - odróżniających się od sytuacji rzeczywistych, które są zidentyfikowane w bazie danych ewidencyjnych systemu.

Przez stosowanie takich programów użytkownik może śledzić proces wyboru modeli oraz generowania w tym fakcie oceny, procesów decyzyjnych i generować na własne życzenie przez system, wszelkich objaśnień oraz uzasadnień realizowanego procesu obliczeniowego.

Osoba użytkująca taki program może podejmować dialog pracy z systemem, dokonując również akceptacji oraz wprowadzenia wielkości stałych i zmiennych modeli oraz określać grupę procesów realizowanych autonomicznie przez system i tych, które wymagają ingerencji użytkownika o różnych stopniach szczegółowości.

Wcześniejsze wersje programów informatycznych posiadały specjalne rodzaje podsystemów, które realizowały typowe funkcje informowania kierownictwa. Opierały się one na danych gromadzonych i aktualizowanych w podsystemach dziedzinowych.

Takie rozwiązania zawierały funkcje właściwe, na ogół dostępne dla wybranych stanowisk kierowniczych w organizacji. Dane uzyskane to przeważnie generatory raportów, które zawierają zagregowane dane, dostosowane do wcześniej określonych oczekiwań użytkownika.

W takiej wersji określa się je jako systemy informowania zarządu. Mogą one realizować funkcje takie jak:

• tworzenie sprawozdań finansowych;

• analiza wskaźnikowa (np. przepływy gotówki, średni czas ściągania należności, wynik finansowy, poziom zapasów);

• analiza porównawcza w czasie na tle danych planistycznych;

• analiza kosztów;

• analiza opłacalności inwestycji;

• pobieranie i przeprowadzanie analiz danych syntetycznych pochodzących ze wszystkich dziedzin działalności przedsiębiorstwa;

• symulacja zdarzeń gospodarczych (księgowań, upływ czasu itp.) z możliwością ich wszechstronnych analiz.

Wersje bardziej zaawansowane pozbywają się wyspecjalizowanego modułu SIK w strukturze systemu, zaś funkcje właściwe dla tego rodzaju systemów dostępne są dla użytkowników w dziedzinowych obszarach.

Jest to równoznaczne z tym, że tacy pracownicy jak operatorzy sprzedaży, służby marketingu, konstruktorzy, technolodzy, planiści wydziałowi i inni, posiadają w swoich uprawnieniach opcje zastosowania np. funkcji zaawansowanego wyszukiwania danych, rozwijania wielkości zagregowanych na składniki i czynniki, prezentacje i analizy graficzne oraz symulacje.

Prócz tego nowe wersje systemów posiadają także wszelkie właściwości użytkowe wcześniejszych wersji. Wskutek rozwoju technologii informatycznych oraz wzrostu złożoności warunków funkcjonowania organizacji gospodarczych, a także dość dużej konkurencji wśród firm oferujących takie programy, dochodzi do istotnego rozwoju właściwości funkcjonalnych.

Doszło do zwiększenia parametrów ilościowych i jakościowych sprzętu komputerowego. Coraz częściej stosuje się języki czwartej generacji oraz zaawansowane funkcjonalnie systemy baz danych.

Prócz tego popularnymi rozwiązaniami są obiektowo zorientowane procesy gromadzenia oraz przetwarzania danych, a także technologie multi oraz hipermedialne.

Wszystko to wpłynęło na rozwój funkcjonalności systemów informatycznych. To zaś stworzyło wielkie szanse, także dla małych firm - zwłaszcza w tworzeniu oryginalnych produktów dla mniejszych firm i indywidualnych użytkowników.

Poprzez wzrost złożoności procesów w organizacjach oraz ich otoczeniu, pojawia się konieczność usprawniania systemów zarządzania, tym bardziej że obciążenie systemów informacyjnych stale się zwiększa.

Zwiększają się również oczekiwania klientów oraz konkurencja – organizacja musi więc stosować coraz nowsze i doskonalsze techniki, gdyż przetwarzanie i przesyłanie informacji w tradycyjny sposób nie zaspokaja stale rosnących potrzeb.

Efektywne zarządzanie organizacją wymaga uwzględnienia wielu czynników. Przede wszystkim konieczna jest wiedza o stanie tych czynników, ich zmienianiu się oraz racjonalnym kształtowaniu.

Dobrze dobrany system informatyczny powinien być systemem wielodziedzinowym i otwartym. Powinien także posiadać wzajemnie się uzupełniające moduły, a także szeroki zakres dziedzinowy, oparty na silnej, wieloaspektowej integracji.

Wprowadzanie do firm dużego informatycznego systemu zarządzania to proces długotrwały i złożony. Wymaga zaangażowania ze strony producenta, ale i pracowników przedsiębiorstwa, które wdraża dany pakiet.

Usprawnianie zarządzania organizacją za pomocą systemów informatycznych może dawać m. in. następujące efekty:

• elastyczne reagowanie na doraźne potrzeby klientów i zmiany planu działalności oraz zagrożenia występujące w produkcji;

• zmniejszenie produkcji w toku o około 30%;

• zwiększenie, nawet do 50%, terminowości wykonywania zleceń;

• skrócenie średniego czasu wykonania dostawy (realizacji zamówień) z 7 do 4 dni;

• zmniejszenie niedoborów części do montażu o 75-90%;

• zwiększenie wydajności pracy o 10-20%;

• zmniejszenie zapasów magazynowych o 10-50%;

• poprawę średniego wskaźnika obrotu zapasów z 3,2 do 4,3;

• zwiększenie sprzedaży o 15-25%;

• zmniejszenie średniej liczby pracowników w służbach zaopatrzenia materiałowego z 10,1 do 6,5;

• obniżenie kosztów zakupów o 7-15%;

• poprawa obsługi informacyjnej służb przedsiębiorstwa;

• zwiększenie zysku z działalności firmy.

Pakiety informatyczne stosowane w celu poprawy jakości pracy organizacji, aby przynieść realne korzyści, wymagają od przedsiębiorstw określenia konkretnych celów, które należy osiągnąć. Konieczne jest odpowiednie dopasowanie oprogramowania i przeprowadzenie w organizacji procesu wdrożenia pakietu.

Takie przedsięwzięcia mogą się czasem nie udać, zwłaszcza wskutek złożoności funkcjonalnej i strukturalnej pakietów oraz rosnącej dynamiki procesów wewnętrznych i zewnętrznych.

Informatyzacja zarządzania przedsiębiorstwem ma bardzo duży wpływ na procesy cywilizacyjne współczesnych społeczeństw. Przedsięwzięcia związane z wdrażaniem tego rodzaju procesów przede wszystkim mogą przekraczać założony czas i koszty.

Szacuje się, że jedynie 9% dużych przedsiębiorstw dało radę wdrożyć całkowicie programy informatyczne wspomagające zarządzanie. W związku z tym każdy etap formowania strategii i planowania jej realizacji powinien uwzględniać ryzyko niepowodzenia.

Konieczne jest więc wcześniejsze przeprowadzenie analizy stanu organizacyjnego firmy oraz sformułowanie celów informatyzacji takich jak np.:

• wysoki poziom dotrzymywania terminów dostaw;
• możliwość tworzenia i egzekwowania realnego planu zdolności produkcyjnej;
• wysokie i równomierne wykorzystanie zdolności produkcyjnej;
• ograniczone stany magazynowe;
• krótkie czasy przebiegów produkcyjnych;
• ograniczone stany robót w toku;
• duża gotowość dostaw - dostarczanie wyrobów właściwych co do rodzaju, gatunku, ilości we właściwym czasie i po akceptowanej cenie;
• duża gotowość informacyjna;
• wysoka elastyczność produkcyjna i usługowa w zakresie rzeczowym, technicznym, terminów, cen i innych;
• poprawa jakości wyrobów i usług;
• ograniczone koszty zaopatrzenia;
• duża pewność planowania;
• zwiększenie możliwości efektywnego sterowania procesami gospodarczymi;
• poprawa komunikacji między komórkami organizacyjnymi;
• poprawa jakości danych decyzyjnych;
• poprawa wymiany informacji z odbiorcami i dostawcami;
• poprawa szybkości reakcji na poczynania konkurencji;
• poprawa konkurencyjności;
• rozszerzenie rynku firmy;
• przyspieszenie cyrkulacji kapitału;
• polepszony przepływ gotówki;
• obniżka kosztów;
• ogólna poprawa produktywności i zyskowności;
• poprawa działania administracji, obniżenie kosztów.

Osiągając powyżej postawione cele organizacja znacznie zwiększa najważniejsze wskaźniki, a więc zyskowność, płynność finansową, sprawność działania czy strukturę finansową oraz obniża zadłużenie przedsiębiorstwa. Cele powinny uwzględniać także warunki techniczne działania systemu oraz jego finansową realizację. Konieczne jest także przyjęcie odpowiednich wskaźników sprawności do pomiaru efektywności podejmowanych działań - a więc miar technicznych stanu organizacji w wybranych jej atrybutach. Ostateczny cel działań usprawniających to uzyskanie przez daną organizację przewagi konkurencyjnej.

Źródła:

• Borowiecki R., Kwieciński M., Informacja w zintegrowanej Europie, koncepcje i narzędzia zarządzania wobec wyzwań i zagrożeń, Dyfin, Warszawa 2006.
• Kisielnicki J., H. Sroka H., Systemy informacyjne biznesu, Placet, Warszawa 2005.
• Ejdys J. , Model doskonalenia znormalizowanych systemów zarządzania oparty na wiedzy, Wydawnictwo Politechniki Białostockiej, Białystok 2011, s. 22.
• https://e-marketing.pl/efektywnosc-organizacji-a-jej-systemy-informatyczne/
• http://zanotowane.pl/228/6268/
• Kamela-Sowińska A. i inni (red. nauk.), Pomiar i ocena wyników przedsiębiorstw, „Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia” 2016, nr 4, s. 124.